Conditions de vente

Considérant que  » l’entreprise  » ci-après dénommée  » le client  » a décidé d’organiser un événement, et considérant que Events Concept SA, ci-après dénommée  » l’agence  » qui est une société spécialisée dans la conception, la production, la réalisation, l’organisation et la coordination d’événements en Suisse et à l’étranger et que Events Concept SA dispose des compétences et des capacités professionnelles requises, il est convenu que le client souhaite mandater selon les conditions de vente suivantes :

Article 1 – OBJECTIFS

1.1 Le client mandate l’agence, qui accepte le mandat, pour la coordination et la mise en œuvre de cet événement de haut niveau, ci-après  » l’événement « , sur la base de la description des tâches de L’AGENCE, comme suit :

– Recherche de lieux, d’hôtels et de fournisseurs tiers appropriés, le cas échéant

– Négociation des prix et des contrats avec les fournisseurs identifiés

– Logistique globale et gestion du projet

– Présence sur place du chef de projet et/ou de l’équipe de gestion de projet

– Contact permanent avec le chef de projet du client

– Rapports intermédiaires et statistiques post-événement

– Calcul du budget, facturation au client et paiement des fournisseurs tiers.

1.2 L’agence s’engage à remplir fidèlement le mandat et à atteindre le plus haut niveau de qualité en tenant compte des contraintes imposées par le site.

1.3 L’agence a l’autorité et le contrôle incontestables sur le choix de son personnel et de ses sous-traitants et sera seule responsable de la supervision et de la coordination de son personnel et de ses sous-traitants. L’agence assume l’entière responsabilité vis-à-vis du client de l’exécution des services rendus par son personnel et ses sous-traitants. Tous les contrats conclus dans le cadre de la présente convention le seront au nom et pour le compte de l’agence.

1.4 Le client s’engage à financer la totalité de l’événement dans le cadre des contraintes budgétaires fixes décrites dans le budget prévisionnel et la description précise de l’événement, tels que déterminés entre les deux parties. Ceci s’applique aux éventuels ajouts et à leurs coûts respectifs, convenus et signés par les deux parties.

1.5 Le client s’engage à fournir à l’agence toutes les informations pertinentes et nécessaires à l’organisation de l’événement et l’agence demandera toute information manquante pour cette organisation.

1.6 Le client s’engage à fournir à l’agence les listes nécessaires à la gestion de la logistique de l’événement, le détail des informations requises dans ces listes et le format seront convenus bilatéralement en temps utile, les listes (feuilles Excel à remplir selon le modèle de l’agence). Ce paragraphe ne s’applique pas si l’agence est mandatée pour concevoir, mettre en œuvre et orchestrer un système d’inscription en ligne pour cet événement isolé.

1.6 L’agence n’engagera aucune personne ou entreprise qui ne respecte pas pleinement les lois et règlements locaux, notamment en matière de droit du travail.

Article 2 – BUDGET, RÉMUNÉRATION ET MODALITÉS DE PAIEMENT

2.1 Le budget total estimé pour le projet est joint à la présente convention. Il comprend à la fois le détail des coûts des tiers et la rémunération de l’agence pour les services et conseils fournis dans le cadre de ce projet. Tout coût de service supplémentaire encouru à la demande du client sera ajouté aux versions révisées ultérieures du budget et facturé conformément au calendrier de paiement du présent contrat.

2.2 Les tarifs indiqués dans le budget s’entendent hors TVA et/ou taxe locale [le cas échéant]. En cas de modification de ces éléments pendant la période d’application du présent contrat, l’agence se réserve le droit d’ajuster le budget en conséquence.

2.3 Les honoraires de l’agence sont basés sur le temps de travail quotidien du directeur de clientèle, du chef de projet et de l’assistant impliqués dans le projet. Tous les autres membres du personnel de l’agence ou du personnel indépendant feront l’objet d’un devis distinct dans le budget, étant donné que les honoraires de l’agence sont basés sur le temps prévu pour l’exécution du mandat conformément à l’étendue des travaux convenue à l’avance.

2.4 Les honoraires doivent être considérés comme fixés et sont basés sur l’étendue du service convenu. Si des services supplémentaires sont demandés, cela entraînera une augmentation des honoraires. En cas de réduction de l’étendue des services, des conditions d’annulation ou d’annulation partielle s’appliquent. Les frais seront facturés conformément au calendrier de paiement.

2.5 Il est entendu que si le budget estimé augmente, l’agence s’engage à communiquer immédiatement ces modifications du budget estimé au client par écrit dès que des variations se produisent par rapport au budget convenu applicable. Une augmentation du budget ne sera acceptée par le client que si elle est due à une modification de la portée, du contenu, de la participation, de la nature du programme, à une modification des éléments du programme ou à toute autre décision prise par le client.

2.6 Les paiements à effectuer à l’agence seront versés conformément au calendrier de paiement convenu. Dans un délai d’un mois après l’événement, l’agence enverra au client une facture finale réconciliant tous les coûts encourus et indiquant le montant final à payer par le client.

2.7 Conditions de paiement standard – le calendrier de paiement est le suivant :

2.7.1 Pour les frais de tiers et sauf indication contraire :

– 25 % à la signature de l’accord de consultance

– 55% supplémentaires dans les 30 jours précédant l’événement

– Les 20% restants dans les 30 jours suivant l’événement

– Les acomptes doivent être versés par le client conformément au calendrier de paiement ci-dessus, faute de quoi le client risque de perdre l’espace réservé, les options sur les chambres d’hôtel ou d’autres services.

2.7.2 Sur les frais d’agence : et sauf indication contraire

– 10 % à la signature de l’accord de conseil ou de la confirmation du mandat/de l’événement

– 60 % supplémentaires dans les 30 jours précédant l’événement

– 30% restants dans les 30 jours suivant l’événement

2.8 Les factures de l’agence doivent être payées avec le montant exact dans les 30 jours suivant leur réception, ou dans le délai convenu et mentionné sur la facture correspondante. Le paiement final doit être reçu par l’agence dans les 30 jours suivant la réception de la facture finale. Les éventuels frais bancaires sont à la charge du client. En cas de défaut de paiement ou de paiement au-delà de 30 jours, l’agence se réserve le droit de facturer 5 % d’intérêts par an au prorata des comptes impayés.

2.9 Si, en raison de l’ajout de services ou de changements dans le programme, le budget total estimé est augmenté avant la mise en œuvre du programme, le client s’engage à verser un paiement supplémentaire à l’Agence,

le client accepte d’effectuer un paiement supplémentaire afin que le(s) paiement(s) total(aux) soit(soient) égal(s) au pourcentage de paiement convenu par les deux parties dans le calendrier de paiement, avant le début du programme.

2.10 Les paiements sont considérés comme reçus à temps si le compte de l’agence est crédité du montant aux dates fixées. Si les factures ne sont toujours pas réglées après que l’Agence a fixé un délai supplémentaire de 7 jours avec une mise en demeure de résilier le contrat, l’Agence a le droit de réclamer des intérêts sur le paiement en souffrance, ou bien de réclamer une indemnité pour défaut d’exécution des services ou de résilier le contrat. Si le paiement supplémentaire n’est pas reçu à la date indiquée, même avec un accord signé, l’agence se réserve le droit d’annuler tous les services et de résilier le présent accord.

Article 3 – CONFIDENTIALITÉ

L’agence garantit au client une totale confidentialité dans toutes ses activités pour le compte de l’entreprise. Cette disposition survivra à la résiliation de la convention.

Article 4 – CONDITIONS DE RÉSILIATION :

4.1 Honoraires de l’agence. En cas d’annulation et sauf indication contraire :

– Jusqu’à 60 jours avant le début de l’événement -> 10% des honoraires ne sont pas remboursables.

– 60 à 30 jours avant le début de l’événement : -> 50% des honoraires ne sont pas remboursables

– 29 à 15 jours avant le début de l’événement -> 80% des frais ne sont pas remboursables

– à partir de 15 jours avant le début de l’événement : -> 100 % des frais ne sont pas remboursables.

4.2 Fournisseurs tiers : Les conditions d’annulation ci-dessous reflètent les contrats spécifiques signés avec les fournisseurs pour cet événement et peuvent être ajustées en conséquence jusqu’à justification.

– De la confirmation à 91 jours avant le début de l’événement -> 10% du total des coûts estimés pour les fournisseurs tiers.

– Annulation dans les 90 à 61 jours -> 20 % du total des coûts estimés des tiers facturés

– Annulation dans les 60 à 31 jours -> 30% du total des frais estimés pour les tiers

– Annulation dans les 30 à 15 jours -> 50% du total des frais de tiers estimés facturés

– Annulation dans un délai de 14 à 07 jours -> 80% du montant total des frais de tiers estimés

– Annulation dans un délai inférieur à 07 jours -> 100% du montant total des frais de tiers estimés.

4.3 Conditions d’annulation partielle (attrition) :

4.3.1 Si l’événement est annulé pour des raisons indépendantes de la volonté de l’agence, le client prendra en charge tous les frais réellement encourus par l’agence, sur la base du budget convenu. Les frais d’annulation qui pourraient être imputés à l’agence et les frais de l’agence prévus dans le budget seront également payés par le client. L’agence s’efforcera de limiter ces frais d’annulation, notamment en négociant des clauses d’annulation avec ses sous-traitants.

Les frais d’annulation qui pourraient être imputés à l’agence et les frais de l’agence prévus dans le budget seront également payés par le client dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture correspondante.

4.3.2 Report de l’événement

Si la date de l’événement est reportée pour des raisons indépendantes de la volonté de l’agence, celle-ci évaluera le travail supplémentaire et le changement potentiel de la portée de l’événement et soumettra un budget actualisé des honoraires de l’agence au client pour approbation dans un délai de 7 jours ouvrables. Tout travail effectué par l’agence avant le report et pouvant être utilisé pour l’exécution des nouvelles dates de l’événement ne sera pas refacturé au client. Tout travail supplémentaire que l’agence est tenue d’exécuter et qui est directement causé par le report sera intégré dans un budget global mis à jour, ainsi que les coûts de tiers mis à jour résultant du report de l’événement.

Le champ d’action de l’agence ou le présent accord ne sont pas affectés par le changement de date ou le report de l’événement, à l’exception des services réservés d’un tiers fournisseur qui deviennent indisponibles à la suite du changement de date et pour lesquels l’agence doit trouver un remplaçant, ce qui sera considéré comme une charge de travail supplémentaire pour l’agence.

4.4 Toute modification ou annulation totale ou partielle du projet doit être communiquée par écrit selon les modalités convenues dans le présent document : marketing@eventsconcept.com

4.5. Force majeure :

Aucune des parties ne peut être tenue pour responsable envers l’autre partie d’un manquement à ses obligations dans la mesure où ce manquement est dû à des circonstances indépendantes de sa volonté qu’elle n’aurait pas pu éviter en faisant preuve d’une diligence raisonnable (telles que, mais sans s’y limiter, les catastrophes naturelles, le terrorisme, les pandémies mondiales, les troubles politiques ou les grèves).

La partie concernée doit toutefois informer l’autre partie dès que possible de la survenance d’une telle circonstance, et les parties doivent se rencontrer pour examiner les mesures qui peuvent être prises, le cas échéant, pour résoudre les problèmes. Nonobstant ce qui précède, le client devra supporter les frais d’annulation, les coûts non remboursables encourus par l’agence et les tiers contractants ainsi que le temps passé par l’agence sur le projet dans le passé ainsi que le temps passé par l’agence pour atténuer les effets de la force majeure.

Article 5 – CONDITIONS PARTICULIÈRES

5.1 Modifications demandées par le client

Après la date du présent contrat, il peut s’avérer nécessaire pour le client d’apporter certaines modifications au projet qui affecteront le contrat en vigueur. Le client informera l’agence de toute modification ou correction des services par écrit.

Dans ce cas, et dès réception des modifications demandées par le client, l’agence s’engage à faire de son mieux pour répondre à la demande de modification du client. Si l’agence est en mesure d’accepter les modifications demandées, elle informera le client du changement de prix et préparera un avenant qui remplacera le contrat précédent alors en vigueur. Si l’agence n’est pas en mesure d’accepter les modifications demandées par le client, ou si le client n’approuve pas les prix et les conditions énoncés dans l’avenant révisé, le client et l’agence resteront tenus d’exécuter leurs obligations respectives en vertu du présent contrat et de l’avenant révisé en vigueur à ce moment-là.

L’agence se réserve le droit d’ajuster les éléments du budget en cas de modification du programme. Il s’agit notamment de la recommandation d’un autre lieu en cas de réduction du nombre d’invités par rapport à celui qui avait été communiqué initialement. Les prix sont basés sur le nombre d’invités prévu. En cas d’augmentation ou de diminution du nombre d’invités, les tarifs peuvent augmenter et/ou les services ou lieux peuvent devoir être modifiés. Toute modification du nombre minimum ou maximum d’invités entraînera un nouveau calcul du coût des services.

5.2 Garanties

Sauf indication contraire dans le présent document ou dans des avenants ultérieurs signés (par les deux parties), une garantie finale est due pour les services au sol [énumérer les services au sol applicables] 3 jours ouvrables avant le début de l’événement. [Si la garantie finale est inférieure à la garantie minimale sur laquelle le prix indiqué dans le dernier addendum était basé, la garantie minimale s’appliquera. Le client sera facturé pour la garantie ou pour la participation réelle, selon le montant le plus élevé.

5.3 Réduction des services

L’agence a préparé cet événement conformément aux spécifications et au briefing du client, y compris le temps consacré à la préparation, au chiffrage et à la confirmation de tous les services et de la logistique du programme. Dans le cas où le client réduirait l’étendue des services prévus dans le présent contrat, l’agence se réserve le droit de facturer des frais de gestion pour couvrir le temps et les ressources consacrés à l’organisation et à l’annulation de ces services. Les détails des frais de gestion seront fournis au cas par cas par l’agence avant l’annulation définitive des services réduits.

5.4 Responsabilités

Sous réserve des conditions énoncées dans le présent contrat, l’agence fournira les services spécifiés dans le présent contrat et dans les avenants ultérieurs signés par le client. Sauf accord écrit contraire, l’agence est désignée par le client comme fournisseur exclusif de services pour le programme et, à ce titre, dispose de l’autorité nécessaire pour agir au nom du client en ce qui concerne l’organisation et la gestion du programme. L’agence paiera les fournisseurs tiers à condition que le client ait payé l’agence conformément au présent contrat.

L’agence s’efforcera de mener le programme tel qu’il est décrit, mais se réserve le droit d’apporter des ajustements aux programmes sans en affecter la nature matérielle ou la qualité globale. Si des situations indépendantes de la volonté de l’agence rendent des changements nécessaires, l’agence travaillera avec le client sur ces changements. L’agence se réserve le droit de procéder à des substitutions équitables si nécessaire. En outre, l’agence ne sera pas responsable des retards d’exécution dus à des causes indépendantes de sa volonté, y compris les actes de tiers fournisseurs du programme, ou si le client ne prend pas les décisions en temps voulu, comme convenu par les deux parties dans le cadre du présent contrat ou d’un addendum au présent contrat.

5.5 Politique d’inspection des sites

L’agence négociera autant de services gratuits ou à prix réduit que possible pour la visite du site. En règle générale, ces services comprennent l’hébergement si nécessaire, les repas sur place et à l’extérieur, ainsi que les droits d’entrée.

Si l’entreprise confirme, l’agence fournira un accompagnateur [chef de projet ou gestionnaire de compte] à titre gracieux pour la première inspection du site. Si toutefois l’entreprise ne confirme pas avec l’agence, nous nous réservons le droit de facturer des frais journaliers de [taux journalier] pour le membre du personnel mis à disposition pour l’inspection. Nous ne facturons pas le temps passé par le personnel interne à la préparation et à l’organisation d’une visite sur place. Nous facturons tous les autres coûts (c’est-à-dire les débours nets/les dépenses personnelles) au coût net.

Article 6 – JURIDICTION

Le présent accord et sa mise en œuvre sont régis par le droit suisse.

Les tribunaux genevois sont considérés comme acceptables par les deux parties pour le règlement des litiges, avec un recours possible à la Cour suprême.

Les présentes conditions de vente et leurs annexes représentent l’intégralité de l’accord entre les deux parties

Cet accord sera contraignant lorsqu’il sera signé par des représentants autorisés des deux parties. Une copie signée de ce contrat et les paiements tels que définis dans le calendrier de paiement doivent être reçus afin de garantir l’événement. Tout amendement ou addendum doit faire l’objet d’un écrit signé par les deux parties.

Article 7 – RESPONSABILITÉ

L’AGENCE n’accepte aucune responsabilité pour les actes de tiers fournisseurs.

Selon l’étendue ou la nature des services, l’agence peut être amenée à souscrire des assurances spécifiques qui seront refacturées au client. Ces services comprennent, sans s’y limiter, les vols charter ou en hélicoptère, les activités sportives et physiques, etc.

Quel que soit le fournisseur tiers utilisé, le client libère, s’engage à ne pas poursuivre et décharge à jamais l’agence, ses propriétaires et ses employés de toute responsabilité, réclamation, action et cause d’action, quelle qu’elle soit, découlant de ou liée à toute perte, dommage ou blessure qui pourrait être subie en raison d’actes ou d’omissions présumés ou réels d’un fournisseur tiers de produits ou de services dans le cadre du présent contrat. En conséquence, le client convient qu’il se tournera uniquement vers le fournisseur tiers pour obtenir une compensation pour lesdites pertes, dommages ou blessures.

L’agence décline toute responsabilité en cas de pertes, d’accidents, de changements d’horaires ou d’irrégularités causés ou résultant de circonstances indépendantes de sa volonté. Aucune responsabilité ne sera prise pour les bagages perdus ou les blessures personnelles

L’Agence décline toute responsabilité pour les dommages qui pourraient survenir à un participant inscrit au cours d’une activité physique ou sportive. Les participants doivent être informés par le client (le représentant de l’agence ou de l’entreprise qui invite les participants) et avertis de tous les risques possibles liés à la participation à une telle activité et doivent accepter la responsabilité de leur propre sécurité.

En outre, le client doit s’assurer que chaque participant ou son représentant (agent ou représentant de l’entreprise en charge de l’événement) atteste être en bonne santé et physiquement apte à participer à l’activité proposée. Le Client doit s’assurer que chaque participant est couvert par une assurance personnelle ou par une assurance fournie par le Client. L’agence ne peut être tenue responsable de tout retard ou omission dans la publication, la transmission ou la livraison de matériel ou de toute erreur dans le matériel promotionnel en l’absence de manquement ou de négligence de la part de l’agence.

L’agence et le client s’engagent à souscrire une assurance responsabilité civile générale et une assurance contre les accidents du travail pour leurs employés, le cas échéant, pour un montant au moins égal au minimum requis par la loi.

Si des boissons alcoolisées sont commandées par l’intermédiaire de l’agence pour être servies lors d’événements organisés par le client, ce dernier est à tout moment responsable des actions de ses invités, agents et autres vendeurs. L’agence ne supervisera ni ne contrôlera les actions de ces personnes et décline toute responsabilité pour leurs actes ou omissions. En conséquence, le client accepte d’indemniser, de dégager de toute responsabilité et de défendre l’agence, ses employés, ses agents ou ses fournisseurs tiers en cas de coûts, de réclamations, de dommages ou de jugements résultant de la vente et/ou de la consommation de boissons alcoolisées.

Le client sera responsable des actes ou omissions de ses employés, agents, membres, invités ou convives. En outre, le client indemnisera, défendra et dégagera l’agence de toute responsabilité en cas de demande ou de réclamation de tiers pour des dommages à des personnes ou à des biens, ou des pertes et des responsabilités, y compris des frais d’avocat raisonnables, résultant uniquement de la négligence ou de la faute intentionnelle du client ou de tout employé, membre, invité ou agent du client, ou causés par ceux-ci. Cette indemnisation de l’Agence par le Client sera effective à moins que le dommage ou la blessure ne résulte, en tout ou en partie, de la négligence ou de la faute intentionnelle, d’actes ou d’omissions de l’Agence, de ses agents, de ses préposés ou de ses employés (par opposition à la performance ou aux omissions de fournisseurs tiers), auquel cas la responsabilité sera répartie entre les parties.

L’agence ne peut être tenue responsable des effets personnels et des objets de valeur du client ou de tout employé, membre, invité ou agent du client.

La responsabilité du Client comprend, sans limitation, tout dommage, vol ou perte des véhicules de l’agence, des véhicules des fournisseurs tiers, des accessoires, du linge, des centres de table…etc.

Article 8 – ASSURANCES

L’agence est responsable et garantit avoir souscrit toutes les assurances suivantes pour couvrir les risques liés à l’exécution des tâches susmentionnées.

Assurance responsabilité civile : Couverture 10’000’000.-

Assurance responsabilité professionnelle : Couverture 10’000’000.-

Il est entendu entre les deux parties que l’agence ne détient aucune autre assurance.

En fonction du programme de l’événement, l’agence peut demander aux participants de signer une décharge de responsabilité pour certaines activités telles que, mais sans s’y limiter :

Activités de plein air (voile, rafting, ski, luge, etc.)

Activités non encadrées (rallye, chasse au trésor, course d’orientation, etc.)

Activités impliquant la conduite d’un véhicule/moteur (voiture, motoneige, etc.)

Autres activités ou éléments de programme exigeant des participants qu’ils signent une décharge de responsabilité personnelle.

Il est entendu par le client que le fait de ne pas signer une telle décharge peut entraîner le refus de participer à l’activité pour le participant ou le groupe concerné.

Article 9 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Toutes les idées, concepts et contenus livrés ou présentés sont la propriété intellectuelle de l’agence. Toute utilisation, même sous forme d’extraits, d’idées, de citations, d’images ou de textes donne automatiquement lieu à une redevance de droits d’auteur de la part de l’auteur. Dans chaque cas d’utilisation, une autorisation écrite est requise de la part de l’agence.

Article 10 – INDEMNISATION

Chaque partie accepte d’indemniser, de défendre et de tenir l’autre partie (y compris tous ses dirigeants, administrateurs, employés, contractants et agents) à l’abri des réclamations, demandes, causes d’action, dommages, responsabilités, pertes directes, coûts et dépenses, y compris les honoraires d’avocat (collectivement, les « réclamations »), découlant de, incidentes à, ou résultant directement de tout acte ou omission de l’autre partie, ou de la violation par la partie défaillante de ses garanties, déclarations, pactes et obligations.

Chaque partie garantit qu’elle dispose d’une assurance appropriée et suffisante pour couvrir les réclamations ou les dommages pour lesquels elle est responsable en vertu de la loi applicable. À la demande de l’une des parties, l’autre partie fournit une preuve raisonnable de son assurance.

Article 11 – GDPR

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’agence, le sous-traitant, s’engage à effectuer les traitements de données à caractère personnel définis ci-dessous pour le compte du Client tel que décrit ci-dessus, le responsable du traitement.

Dans le cadre de leur relation contractuelle, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable aux traitements de données à caractère personnel et notamment le Règlement (UE) 2016/679 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après le  » Règlement général sur la protection des données  » ou  » RGPD « ).

Le sous-traitant est autorisé à traiter, pour le compte du responsable du traitement, les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour fournir le(s) service(s) suivant(s), tel(s) que décrit(s) dans le budget ci-joint.

Article 12 – Addenda/annexes

Les deux parties déclarent avoir pris connaissance des addenda mentionnés, qui font partie intégrante de l’accord. La proposition de projet de l’agence peut inclure et n’est pas limitée à

– le calendrier des paiements

– Rôles et responsabilités (L’AGENCE – le client)

– Les étapes, le plan d’action, le storyboard

– un accord sur le niveau de service

– Plan de communication (réunions planifiées, rapports, format des minutes des réunions, processus de prise de décision, documentation, débriefing)

– Statistiques

– Mesure de la satisfaction

– Conditions d’annulation spécifiques (par exemple, hôtel, lieu, fournisseurs tiers,…)